오늘은 실무에서 많이 쓰이는 엑셀 단축키들에 대해 정리해보려고 한다. 어느 회사를 가든 엑셀은 기본적으로 다 쓴다. 그리고 엑셀이든 PPT든 실무에서는 마우스를 거의 사용하지 않고, 키보드로 작업한다. 엑셀과 PPT의 좋은 점 중 하나는 두 개 모두 microsoft 제품이라서 거의 동일한 단축키를 사용한다는 것이다. 엑셀에서 자주 사용하는 단축키와 PPT에서 자주 사용하는 단축키가 다르기는 하지만 일부는 겹치기 때문에 공부할 양이 조금이나마 줄어든다.
엑셀은 정말 많은 함수와 기능을 갖고 있고, 엑셀을 잘하면 업무 처리속도가 빨라진다. 엑셀을 잘 못한다고 너무 걱정할 필요는 없다. 우리가 키보드로 타자를 칠 때 어떤 글자가 어디에 있는지 외웠다기보다 그냥 손에 익어서 다다다 치는 것처럼 엑셀도 비슷한 느낌이다. 어렵다기보다는 익숙해지는데 시간이 필요하니, 시간이 날 때 틈틈히 손에 익혀두는 것도 좋을 것 같다. 엑셀은 눈으로만 공부하지 말고, 꼭 직접 쳐보면서 공부해야 한다.
아래의 파일을 열어 따라해보면서 공부하는 것을 추천한다. 답은 직접 연습해본 후 보기! 그리고 더 빠른 방법이 있을 수도 있으니 다양한 방법을 시도해보는 것도 좋다.
1. 이동/선택
Ctrl + 화살표 : ctrl과 화살표(→,←,↑,↓)를 같이 누르면 데이터가 있는 곳까지 한 번에 이동할 수 있다. 데이터의 끝에서 한 번 더 화살표를 누르면 엑셀의 끝까지 이동할 수 있다.
Shift + 화살표 : shift와 화살표(→,←,↑,↓)를 같이 누르면 내가 움직이는만큼 선택된다.
Ctrl + Shift + 화살표 : 이 두 개를 합쳐서 Ctrl과 Shift, 화살표(→,←,↑,↓)를 같이 누르면 데이터가 있는 곳까지 한 번에 선택된다.
Shift + 스페이스바 : 가로 행 전체를 선택
Ctrl + 스페이스바 : 세로 열 전체를 선택
내가 원하는만큼 범위를 선택하는 연습을 해보자. 예를 들어, 아래의 그림처럼 선택하고 싶다면 어떻게 해야 할지 생각해보자.
답)
'효정' 셀을 선택한 후, Ctrl + Shift + [→] + [↓]를 하고, Ctrl 버튼에서 손을 떼 Shift + [↓] + [↓]를 해주면 된다.
2. 행/열/셀 삽입 및 삭제
Ctrl + [+/-] : 삽입/삭제. 셀/행/열을 삽입하거나 삭제할 수 있는 창을 띄워준다.
Shift + 스페이스바'를 누른 후 Ctrl + [+] : 행 삽입. ( = Alt + I + R )
Ctrl + 스페이스바를 누른 후 Ctrl + [+] : 열 삽입. ( = Alt + I + C )
'Shift + 스페이스바'를 누른 후 Ctrl + [-]: 행 삭제
Ctrl + 스페이스바를 누른 후 Ctrl + [-]: 열 삭제
3. 필터
필터는 원하는 값들만 추출해서 보고 싶을 때 사용할 수 있다. 필터를 걸고 싶은 행의 셀을 하나 선택한 후, [홈 - 정렬 및 필터 - 필터]를 눌러준다. 필터는 자주 사용하는 기능이기 때문에 '빠른 실행 도구 모음'에 넣어두고 사용하면 좋다. 빠른 실행 도구 모음은 아래에서 따로 설명하겠다.
필터를 걸어준 후, Alt + [↓]를 누르면 필터가 열린다. 필터를 열고 나서는 화살표(↑,↓)로 이동하고, 원하는 것을 선택하고 싶을 때는 스페이스바로 선택한 후, Enter로 확인해주면 된다.
필터가 걸리지 않을 때는 Shift + 스페이스바로 행 전체를 선택한 후 필터를 걸면 된다.
이번에는 연습 파일의 sheet2로 시트 이동을 한 후, 필터로 내가 원하는 값만 찾아보는 연습을 해보자. 예를 들어, 나는 오마이걸, 레드벨벳, 마마무 중에서 1994년에서 1997년 사이에 태어난 사람들만 찾고 싶고, 그 사람들을 출생년도 순으로 나타내고 싶다면 어떻게 해야 할지 생각해보자.
답)
1. '그룹명' 셀이 선택되어 있다면 거기에서 [홈 - 정렬 및 필터 - 필터]를 눌러준다. (혹시 필터가 내가 원하는대로 걸리지 않을 때에는 'Shift + 스페이스바'를 눌러 필터를 걸 행을 선택한 후 필터를 걸어주면 된다.)
2. '그룹명' 셀에서 alt + [↓]로 필터를 연 후, [↑]를 여러 번 눌러 '모두 선택'까지 올라간다. ( [↑]를 눌러 아래부터 올라가는 이유는 이게 내려가는 것보다 빠르기 때문이다.) '모두 선택'에서 스페이스바를 눌러 모든 박스에 체크된 것들을 해제한다.
3. '오마이걸, 레드벨벳, 마마무'를 각각 스페이스바를 눌러 선택하고 엔터를 누른다. (단어들을 하나씩 찾아서 선택할 수도 있고, '모두 선택' 위에 있는 '검색'에서 찾아 선택할 수도 있다. '검색' 위에 있는 '텍스트 필터'를 이용하는 방법도 있다.)
4. '출생년도' 셀로 이동한 후, 필터를 열어 1994~1997을 선택해준다. (단어들을 하나씩 찾아 선택할 수도 있고, '모두 선택' 위에 있는 숫자 필터에서 범위를 설정해주는 방법도 있다.)
5. '숫자 오름차순 정렬'까지 선택해준 후 엔터를 친다.
4. 빠른 실행 도구 모음
빠른 실행 도구 모음은 이렇게 엑셀 위에 내가 자주 쓰는 기능들을 내 입맛대로 모아두고 쓸 수 있게 해준다. 기타 명령을 누르면 excel 옵션 창이 뜨고, 내가 쓰고 싶은 것들을 골라서 추가하면 된다. 많이 사용하는 명령에서는 내가 자주 쓰는 기능을 확인할 수 있고, 원하는 값을 찾으려면 모든 명령에 가서 찾으면 된다.
Alt + 숫자 : 빠른 실행 도구 모음의 최대 장점은 여기에 넣어둔 기능들을 단축키로 사용할 수 있다는 점이다. alt를 누르면 아래의 그림처럼 도구 위에 숫자들이 뜨는데 Alt와 함께 각 숫자들을 누르면 그 기능이 실행된다. 내가 설정해놓은 빠른 실행 도구 모음에는 '필터'가 3번째 자리에 있다. 그러면 이 때는 Alt + 3을 하면 필터가 실행된다.
5. 기타
Ctrl + C : 복사
'값 붙여넣기'도 자주 쓰는 도구이니 '빠른 실행 도구 모음'에 넣는 것을 추천한다.
Ctrl + V : 붙여넣기. 복사 후 붙여넣기는 다들 이미 많이 써보았을 것이다. 엑셀에서 붙여넣기는 값이나 수식을 복사해서 붙여넣는 것이다. 그렇기 때문에 값으로 붙여넣고 싶을 때는 꼭 '값 붙여넣기'를 해야 한다.
Ctrl + X : 자르기
Ctrl + D : 복제. 영역을 선택한 후 Ctrl + D를 누르면 맨 위에 있는 값들이 아래로 다 똑같이 채워진다.
Ctrl + Z : 실행 취소
F4 : 재실행. ( = Ctrl + Y )
이전 작업을 반복할 때 사용한다. 예를 들어, 마지막에 색 바꾸기를 했다면 F4를 눌러서 다른 것들도 다 똑같이 그 색으로 바꿀 수 있다. 실행 취소를 너무 많이 해서 다시 되돌리고 싶을 때도 쓸 수 있다. (수식에서 절대참조를 할 때도 F4를 쓰는데 이건 나중에 쓸 일 있을 때 배우면 된다.)
Ctrl + S : 저장. 엑셀에 들어간 데이터가 많아지면 렉이 걸리기도 하고, 운이 나쁘면 저장하지 못 한 채로 꺼야 하는 상황이 생길 수도 있다. 그러니 자주 저장을 해주는 습관을 들여야 한다.
F2 : 셀 편집. 셀 내용 전체를 바꾸고 싶으면 그냥 바로 치면 되지만 셀 안에 있는 내용 중 글자나 단어 하나만 바꾸고 싶다면 F2를 눌러 셀을 편집할 수 있다.
Ctrl + F : 찾기. 원하는 단어를 검색해서 찾을 수 있다.
Ctrl + H : 바꾸기. 단어를 일괄적으로 다른 단어로 변경할 수 있다.
Ctrl + [PgUp/PgDn] : 시트 이동
Shift + F11 : 시트 추가
*여기에 있는 몇몇 단축키는 티스토리 내에서도 사용할 수 있으니 활용해보면 좋을 것 같다.
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